1. Accept af uploadbetingelser
Ved at uploade billeder eller videoer til vores digitale galleri via Guest.Gallery accepterer du nedenstående vilkår for upload, opbevaring, deling og anvendelse af materialet i forbindelse med arrangementet.
Du bekræfter samtidig, at du har læst informationen om, hvordan materialet kan blive vist, og at du har de nødvendige rettigheder til at dele det.
Upload af materiale giver ikke automatisk arrangøren tilladelse til at anvende genkendelige personer i kommerciel markedsføring. En sådan anvendelse forudsætter særskilt tilladelse og et gyldigt behandlingsgrundlag.
2. Rettigheder til uploadet materiale
Du bevarer som udgangspunkt ophavsretten til billeder og videoer, du selv har fremstillet.
Ved upload giver du AV-messen / T. L.Tolaevent en ikke-eksklusiv, vederlagsfri brugsret til at opbevare, kopiere, behandle og vise materialet til følgende arrangementsrelaterede formål:
• Visning på storskærme, projektorer, TV-skærme og digitale fotovægge under arrangementet.
• Livevisning af billeder i forbindelse med arrangementets aktiviteter.
• Visning i arrangementets digitale billedgalleri, herunder adgang for gæster i overensstemmelse med galleriets valgte privatlivsindstillinger.
• Download, sikkerhedskopiering og intern dokumentation af arrangementet.
• Almindelige tekniske tilpasninger, herunder ændring af størrelse, format og billedudsnit, når det er nødvendigt for visningen.
Brugsretten gælder inden for de formål og opbevaringsperioder, der er beskrevet i disse vilkår.
Brugsretten omfatter ikke selvstændig kommerciel markedsføring, medmindre der er givet særskilt tilladelse efter afsnit 4.
3. Livevisning under arrangementet
Billeder, der uploades via Guest.Gallery, kan automatisk blive vist på skærme og projektorer, som er tilgængelige for arrangementets deltagere.
Vær opmærksom på, at billeder kan blive vist umiddelbart efter upload og uden forudgående manuel godkendelse.
Du bør derfor ikke uploade billeder, som er private, fortrolige, krænkende, stødende eller på anden måde uegnede til offentlig visning under arrangementet.
Videoer opbevares i galleriet, men indgår ikke i Guest.Gallerys almindelige live-fotovæg.
Arrangøren forbeholder sig retten til at fjerne materiale, der er ulovligt, krænkende, uegnet eller i strid med disse vilkår.
4. Frivillig tilladelse til markedsføring og reklame
Hvis du særskilt giver tilladelse til markedsføring, giver du AV-messen / T. L.Tolaevent en ikke-eksklusiv og vederlagsfri brugsret til dine uploadede billeder og videoer til markedsføring af AV-messen og kommende udgaver af messen.
Tilladelsen omfatter følgende medier og aktiviteter:
• Virksomhedens hjemmeside og digitale platforme.
• Organiske opslag og betalte annoncer på sociale medier såsom Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok og YouTube.
• Digitale annoncer, kampagner og reklamefilm.
• Brochurer, plakater, flyers, præsentationer og andet trykt markedsføringsmateriale.
• Nyhedsbreve, presseomtale og PR-materiale, der vedrører virksomheden eller dens arrangementer.
• Markedsføring af nuværende og fremtidige arrangementer arrangeret af virksomheden.
Materialet må beskæres, formattilpasses og indgå i grafiske opsætninger, forudsat at anvendelsen ikke er krænkende, vildledende eller væsentligt forvansker materialet.
Tilladelsen gælder i op til 5 år efter arrangementets afslutning, dog senest til og med 22. oktober 2031.
Vi gennemgår årligt materialet og sletter billeder og videoer, der ikke længere er relevante for formålet.
Brugsretten kan udnyttes af arrangøren og dennes tekniske leverandører eller markedsføringsbureauer på arrangørens vegne. Selvstændig anvendelse fra sponsorer eller andre virksomheder kræver særskilt aftale.
Tilladelsen indebærer ikke, at ophavsretten overdrages, og fotografens lovbestemte rettigheder respekteres.
5. Personer, der optræder på billeder og videoer
Et billede eller en video kan indeholde personoplysninger, hvis personer kan identificeres direkte eller indirekte.
Når du uploader materiale, skal du derfor tage hensyn til de personer, der optræder på materialet.
Du må ikke uploade materiale, der uberettiget krænker andres privatliv, rettigheder eller værdighed.
En uploaders tilladelse til at bruge et billede er ikke i sig selv samtykke fra alle personer, der optræder på billedet.
Inden arrangøren anvender materiale med genkendelige personer i reklamer og markedsføring, skal arrangøren sikre sig, at der er et gyldigt retligt grundlag for denne anvendelse. Hvor markedsføringsbrug baseres på samtykke, skal hver berørt person have givet et gyldigt samtykke.
Personer, der optræder på materiale, kan kontakte arrangøren, hvis de ønsker at gøre indsigelse mod en visning eller offentliggørelse.
6. Billeder og videoer af børn og unge
Der gælder særlige hensyn ved behandling og offentliggørelse af billeder og videoer af børn og unge.
Personer under 13 år må ikke selv anvende Guest.Gallery.
Ved anvendelse af identificerbare børn og unge i markedsføring kræver arrangøren særskilt dokumenteret tilladelse fra relevante forældremyndighedsindehavere og foretager en konkret vurdering af barnets rettigheder og interesser.
Arrangøren kan afvise eller fjerne billeder og videoer af mindreårige, når dette vurderes nødvendigt af hensyn til barnet.
7. Ansvar for uploadet indhold
Ved upload bekræfter du, at:
• Du selv har fremstillet materialet eller har fået tilladelse fra rettighedshaveren til at dele det og give de relevante brugsrettigheder.
• Materialet ikke indeholder ulovligt, krænkende eller på anden måde rettighedsstridigt indhold.
• Du ikke uploader materiale med ophavsretligt beskyttet musik, grafik eller andet tredjepartsindhold uden de nødvendige rettigheder.
• Du respekterer andre personers privatliv og eventuelle indsigelser mod offentliggørelse.
Arrangøren kan uden forudgående varsel fjerne materiale, der vurderes at være i strid med lovgivningen eller disse vilkår.
Intet i disse vilkår begrænser lovbestemte rettigheder eller fritager arrangøren for ansvar, der ikke lovligt kan fraskrives.
8. Behandling af personoplysninger – GDPR
T. L.Tolaevent (CVR 12529201) er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som virksomheden beslutter i forbindelse med arrangementets billedgalleri og sin egen anvendelse af materialet.
Hvilke oplysninger behandler vi?
Vi kan behandle billeder, videoer, oplysninger om identificerbare personer, uploadtidspunkt og de oplysninger, som du eventuelt selv giver os i forbindelse med upload eller samtykke.
Guest.Gallery kan desuden behandle tekniske oplysninger i forbindelse med driften af platformen.
Formål og retsgrundlag
Arrangementsrelateret upload og opbevaring behandles på det relevante grundlag efter GDPR artikel 6, stk. 1, herunder efter omstændighederne aftalegrundlaget i litra b.
Visning af billeder af identificerbare personer i forbindelse med arrangementet kan efter en konkret vurdering ske på grundlag af arrangørens legitime interesse efter artikel 6, stk. 1, litra f, når denne interesse ikke overstiges af de berørte personers rettigheder og interesser.
Hvor et sådant grundlag ikke er tilstrækkeligt, indhentes et særskilt samtykke, eller materialet anvendes ikke.
Anvendelse af identificerbare personer i markedsføring på grundlag af samtykke sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.
Modtagere og deling
Materialet behandles ved hjælp af Guest.Gallery og eventuelle øvrige leverandører, der er nødvendige for opbevaring, administration eller den godkendte anvendelse.
Ved offentliggørelse på sociale medier og hjemmesider kan materialet blive tilgængeligt for en bredere kreds, herunder personer uden for EU/EØS.
Behandling eller overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun, når betingelserne i GDPR er opfyldt.
Opbevaring og sletning
Materiale i arrangementets galleri opbevares indtil 22. januar 2027.
Arrangørens egne kopier til arrangementsdokumentation slettes senest 22. januar 2027, medmindre der er et andet gyldigt grundlag for opbevaring.
Materiale med særskilt markedsføringstilladelse opbevares frem til 22. oktober 2031, medmindre tilladelsen trækkes tilbage tidligere, eller der foreligger et andet lovligt grundlag for nødvendig opbevaring.
Tekniske sikkerhedskopier og dokumentation, der lovligt skal opbevares, slettes efter de gældende procedurer og opbevaringsfrister.
9. Tilbagekaldelse af samtykke og anmodning om fjernelse
Et GDPR-samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.
Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til markedsføring eller gøre indsigelse mod brugen af et billede, kan du kontakte:
tolaevent@gmail.com Angiv gerne arrangementets navn og hvilket billede eller hvilken video henvendelsen vedrører.
Ved tilbagekaldelse af samtykke ophører den pågældende samtykkebaserede behandling.
Arrangøren vil stoppe ny markedsføringsbrug og fjerne relevant materiale fra egne digitale kanaler uden unødig forsinkelse, når der ikke foreligger et andet gyldigt grundlag.
Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er foretaget. Allerede distribueret trykt materiale eller kopier, der er gemt eller delt af tredjeparter, kan ikke nødvendigvis kaldes tilbage.
Arrangøren vil dog tage rimelige og relevante skridt til at imødekomme anmodninger om fjernelse.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelseslovgivningen, når betingelserne er opfyldt, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse.
Du kan kontakte arrangøren via ovenstående e-mail for at gøre dine rettigheder gældende.
Du har desuden ret til at klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.
11. Anvendelse af Guest.Gallery
Billeder og videoer uploades via den eksterne platform Guest.Gallery, som håndterer modtagelse og opbevaring af indholdet i forbindelse med arrangementet.
Platformens egne betingelser og privatlivspolitik gælder sideløbende med nærværende vilkår, i det omfang de vedrører brugen af tjenesten.
Du kan læse mere på:
12. Afsluttende bestemmelser
Disse vilkår vedrører alene den anvendelse, der udtrykkeligt er beskrevet ovenfor.
Ingen bestemmelse giver arrangøren ret til at krænke ophavsret, privatlivets fred eller gældende databeskyttelseslovgivning.
Hvis en bestemmelse findes ugyldig, påvirker dette ikke nødvendigvis de øvrige bestemmelsers gyldighed.
Bekræftelse og samtykke ved upload
Obligatorisk – betingelser for upload
Jeg har læst og accepterer uploadbetingelserne og giver tilladelse til, at mit materiale kan bruges til arrangementsrelateret visning, herunder livevisning på storskærme og i arrangementets digitale galleri.
Frivilligt – brugsret til markedsføring
Jeg giver AV-messen / T. L.Tolaevent frivillig, ikke-eksklusiv og vederlagsfri tilladelse til at anvende de billeder og videoer, som jeg har rettighederne til, i virksomhedens markedsføring som beskrevet i afsnit 4. Jeg er indforstået med, at dette er frivilligt og ikke er nødvendigt for at uploade billeder til arrangementet.
Frivilligt – samtykke til brug af mit eget billede
Jeg giver frivilligt samtykke til, at AV-messen / T. L.Tolaevent må anvende billeder og videoer, hvor jeg selv er genkendelig, til de markedsføringsformål og i den periode, der er beskrevet i afsnit 4. Jeg er informeret om, at jeg til enhver tid kan trække mit samtykke tilbage via tolaevent@gmail.com.
Begge frivillige tilladelser er valgfrie og kan fravælges, uden at det påvirker muligheden for at deltage i arrangementets billedgalleri.
Vilkår gældende fra: 18. oktober 2026
Ansvarlig arrangør: AV-messen / T. L.Tolaevent
Spurvehøjvej 21, 2. th
2650 Hvidovre
CVR: 12529201
E-mail: tolaevent@gmail.com